Medlemsansvarlig

Velkommen som medlemsansvarlig!

På denne siden finner du den infoen du trenger for å løse dine oppgaver på en god måte.

Rollebeskrivelse

Styret i Sagene IF har vedtatt at alle avdelinger må ha en medlemsansvarlig. Medlemsansvarlig er ikke valgt, men er utpekt av leder av avdelingen. Du finner rollebeskrivelse for medlemsansvarlig her.

For Sagene IF er det svært viktig å ha et oppdatert og riktig medlemsregister til enhver tid, og rollen som medlemsansvarlig i avdelingen er derfor helt sentral. Det er 4 årsaker til det:

Medlemstallene for Sagene IF hentes ut fra registeret og sendes til idrettsforbundet en gang pr år. Dette danner grunnlag for alle offentlige tilskudd, som utgjør omlag 1/3 av Sagene IFs totale inntekter.
Medlemsregisteret er vårt fakturasystem, og fakturaer for medlems- og treningsavgift sendes ut til alle medlemmer i registeret. En oppdatert register fører til at fakturaene kommer til de som faktisk skal ha fakturaene og til rett adresse. Er registeret ikke oppdatert vil det føre til lavere inntekter, mange feilsendinger og mye ryddearbeid.
Medlemsregisteret er også grunnlaget for vårt forsikrings/ lisensregister. Alle medlemmer som har fylt 13 år må ha lisens/ forsikring i sin idrett via sitt særforbund. Medlemmer som ikke ligger inne i vårt medlemsregister, vil vi ha problemer med å fange opp når lisenser skal ordnes.
Medlemskap er knyttet til noen rettigheter og plikter i klubben. Medlemmer får være med på aktiviteten, delta på årsmøte og stille til valg (rettigheter), men må betale avgifter, delta på dugnader og følge klubbens lover/ regler.

Medlemstallene for Sagene IF hentes ut fra registeret og sendes til idrettsforbundet en gang pr år. Dette danner grunnlag for alle offentlige tilskudd, som utgjør omlag 1/3 av Sagene IFs totale inntekter.

Medlemsregisteret er vårt fakturasystem, og fakturaer for medlems- og treningsavgift sendes ut til alle medlemmer i registeret. En oppdatert register fører til at fakturaene kommer til de som faktisk skal ha fakturaene og til rett adresse. Er registeret ikke oppdatert vil det føre til lavere inntekter, mange feilsendinger og mye ryddearbeid.

Medlemsregisteret er også grunnlaget for vårt forsikrings/ lisensregister. Alle medlemmer som har fylt 13 år må ha lisens/ forsikring i sin idrett via sitt særforbund. Medlemmer som ikke ligger inne i vårt medlemsregister, vil vi ha problemer med å fange opp når lisenser skal ordnes.

Medlemskap er knyttet til noen rettigheter og plikter i klubben. Medlemmer får være med på aktiviteten, delta på årsmøte og stille til valg (rettigheter), men må betale avgifter, delta på dugnader og følge klubbens lover/ regler.

Oppgaver

Medlemsansvarlig har følgende oppgaver:

Sørge for at avdelingens medlemsregister og lisensregister er oppdatert.
Administrere og tildele tilganger/ rettigheter i avdelingens medlems- og lisenssystemer
Påse at alle medlemmer over 12 år (det året de fyller 13) har gyldig lisens.
Kreve inn utestående fakturaer hos avdelingens medlemmer i tråd med klubbens rutiner.
Sørge for at det søkes om dekning av treningsavgifter for barn og ungdom som har behov for det.

Kommunikasjon

Sagene IF bruker Google Gsuite til epost, arkiv og kalendere. Alle medlemsansvarlige som ønsker det får en konto. Det betyr at de får tilgang til alle klubbens arkiv (mapper i sky som kan deles med feks lagledere) og kalendere (Årshjul, banekalendere og terminlister), samt får egen medlemidrett@sageneif.com epostadresse.
Sagene IF bruker Klubbadmin og Truegropus som verktøy for kommunikasjon med medlemmene og utvalg av medlemmer. Her kan du opprette utvalg med de laglederne du skal kommunisere med, slik at du kan sende epost og sms til dem.
Ta kontakt med daglig leder for å komme i gang med Google Gsuite, Klubbadmin og Truegroups.

Medlemskap

Du kan lese om medlemskap i Sagene IF her.

Her finner du info om: Hvordan en melder seg inn og ut, priser og betaling, hva det betyr å være medlem.

Medlemmer som ikke får til å melde seg inn via Min idrett, kan bruke innmeldingsskjema. Du må da legge dem inn manuelt i medlemsregisteret.

Lisens

Alle som er over 12 år (det året de fyller 13) skal ha lisens/ forsikring via sitt særforbund, og ingen får spille kamper uten å ha lisens. Lisenssystemet er forskjellig i de ulike idrettene, du må derfor avklare med ditt arbeidsutvalg om hvordan dere praktisk løser oppfølging av lisenser. Det er viktig at medlemmene i din avdeling får info om forsikringsvilkår og melding av skade, du finner info om dette på nettsidene til ditt særforbund (og i lenken under).

Du kan lese mer om lisens/ forsikring her.

Her finner du info om: Barneidrettsforsikringen, idrettens skadetelefon, lisens for utøvere over 13 år, linker til særforbundenes info om lisenser.

Medlemsregisteret

Sagene IF bruker idrettens medlemsystemer til å administrere medlemmer og lisenser, du finner info og brukerveiledning her.
Medlemsansvarlig skal ha tilgang til Klubbadmin og Sportsadmin, dette får du av daglig leder.
Lagledere/ gruppeledere har ansvar for å holde medlemslistene til sine lag oppdatert, det betyr at du må gi dem tilgang til sitt lag i Klubbadmin.

Viktig prinsipp:

Våre medlemmer skal i størst mulig grad administrere sitt eget medlemskap via Min idrett!
Vær streng, henvis til info til medlemmer på sageneif.no og NIF it support, og anbefal Min idrett apen.

Innkreving av treningsavgifter

Du kan lese om medlems- og treningsavgiften her.

Du finner Sagene IFs retningslinjer for innkreving av medlems- og treningsavgifter her.

Du har tilgang til å se alle fakturaer i din avdeling i Klubbadmin, og her kan du:

Se alle fakturaer for treningsavgift som er sendt ut og status på disse.
Eksportere lister til Excel over utestående som du kan sende til lagleder for oppfølging.
Hent opp og skrive ut fakturaer.
Sende ut, purre, kreditere fakturaer - dette må du avklare med daglig leder først!

Rutiner for innkreving:

Daglig leder, medlemsansvarlig og lagledere samarbeider om å kreve inn treningsavgiften etter følgende rutiner:

Daglig leder publiserer info om utsending av faktura på våre nett- og facebooksider i forkant av utsendelse hvert år.
Daglig leder gjør følgende en gang pr måned: sender ut purringer, sender ut fakturaer til nye medlemmer.
Medlemsansvarlig får av sin avdelingsleder en gang pr måned en oversikt på et excel- ark over alle som har utestående.
Medlemsansvarlig gjennomgår lista sammen med den enkelte lagleder (feilsendt, nedbetalingsplan, meldt ut, purres, ikke spille kamper...?)
Lagleder tar saken videre med den enkelte spiller/ forelder og gir eventuelt beskjed om at de ikke får spille kamper før utstående er oppgjort. Om dette er vanskelige samtaler, så ber lagleder om hjelp/ råd fra daglig leder eller medlemsansvarlig.

Medlemskonsulenten:

Sagene IF har en medlemskonsulent som heter Tomm Skotner. Han jobber 1 måned på våren og en på høsten med kun å avklare/ kreve inn utestående avgifter. Ved arbeidsperiodens slutt leverer han en rapport over gjenstående saker som avdelingene må følge opp/ avklare videre. Han er avhengig av at godt samarbeid med medlemsansvarlig i avdelingene.

Løsninger for familier med lav betalingsevne:

Viktig prinsipp! - Alle skal få være med, vi finner alltid løsninger!
Du finner info om hvilke løsninger som finnes for familier sliter med å betale her.
Medlemsavgiften må alle betale, den er knyttet til rettigheter en har som medlem.
Treningavgiften kan enten utsettes, deles opp eller en kan søke fritak.
Lisenser og reiser har vi ingen faste ordninger for, men ta kontakt med daglig leder om det blir en utfordring.

Øvrige rutinebeskrivelser

Vi har samlet de fleste rutinebeskrivelser for klubben her.

Informasjon og kunnskap

Sagene IF holder kurs i Klubbadmin for medlemsansvarlige og lagledere:

Du finner kursoversikt her.
Du finner presentasjonen fra kurset her.

Du finner relevant informasjon i lenkene under og vi anbefaler at du kikker på disse: