Rutinebeskrivelser

Sagene IF og de forbund og kretser vi er medlem av har en rekke rutiner, på denne siden følger oversikt over de viktigste av dem. Her finner du info om rutiner for økonomi, stevner/ cuper, anlegg, møterom, treningstider, kampadministrasjon, dispensasjoner og protester, overganger, og publisering på nett.

Økonomi

• Budsjett- og regnskapsrutiner -Du finner oversikt over rutinene her, Regnskapsrapporter pr måned finner du her.
• Lagskasser - Alle våre lag disponerer en egen lagskasse i vårt budsjett og regnskap, les om rutiner for lagkassene her.
• Utbetaling av penger - Du finner info om våre rutiner for utbetaling av penger og hvordan du går fram her.
• Vipps - Oversikt over avdelingenes Vipps nummer finner du her, be daglig leder om tilgang til oversikt over innbetalinger ved behov.

Stevner/ cuper

Påmelding:

• Lagleder kan enten melde på og betale selv og sende inn refusjonskjema i etterkant.
• Eller sende en epost til daglig leder og be henne melde på og betale, eposten må inneholde betalingsinfo, navn på laget og hvilken klasse det skal meldes på, navn og kontaktinfo lagledere.

Reise:

• Alle reiser med overnatting skal avklares med arbeidsutvalget.
• Egenandelen skal være så lave at alle kan være med og det skal gis mulighet til å jobbe denne med på dugnad.
• Reiseledere skal sette seg inn i klubbens retningslinjer for reiseledere, og de skal levere politiattest.
• Ale inntekter og utgifter til reisen skal gå inn/ ut av Sagene IFs konto og føres på lagskassen til det enkelte lag i regnskapet.

Anlegg

Du finner info om alle anlegg og gymsaler Sagene IF bruker her.
Her ligger:

her

• Info til bortelag (Adresse, veiebeskrivelse, åpningstider, kollektivt, parkering)
• Banekalender som viser all aktivitet for alle baner/ flater (treningtider, kamper, utleie)
• Info om sikkerhetsrutiner (brannrutiner, hjertestarter)
• Driftsrutiner (avtaler, utleie, vaktinfo).

Møterom

Du kan bruke alle møterommene i klubbhuset til møter, finn ledige tider i kalenderne her og be daglig lder/ avdelingsleder booke for deg.

Du kan bruke møterommet i Bjølsenhallen til møter, finn ledig tid i kalenderen her og be daglig leder/ avdelingsleder booke for deg.

Treningstider

Det er arbeidsutvalgene i avdelingene som fordeler treningstider de disponerer på lagene.

Tider avdelingene får tildelt av sine særkretser:

• I alle kommunale anlegg er det Oslo idrettskrets som forvalter tiden på vegne av kommunen. Oslo idrettskrets fordeler denne tiden til særkretsene gjennom en lang prosess, les mer om den her.
• Arbeidsutvalgene i den enkelte idrett søker/ får treningstider av sine respektive særkretser, og har ansvar for å fordele denne tiden de får videre på sin lag og legge tidene inn i våre banekalendere.

Tider avdelingene får tildelt av Sagene IF:

• I de anleggene vi drifter for kommunen disponerer Sagene IF tid som blir til overs, denne tiden kan vi bruke selv eller leie ut. I praksis er dette stort sett helger og ferier.
• Treningstiden i gymsalene fordeles av rektor på den enkelte skole etter søknad fra idrettslagene (frist 1. juni). Sagene IF søker samlet, i praksis får vi den samme tiden vi fikk i fjor.
• Tiden til overs i anleggene vi drifter og tidene i gymsalene fordeles til avdelingene gjennom en intern prosess, les om den her.

Barn og ungdom blir prioritert i alle anlegg før kl. 20, og den meste effektive måten å få mer treningstid på er derfor å øke antall barn og ungdom i din avdeling.

Kampadministrasjon

På hjemmekamper har klubben en del plikter som lagleder har ansvar for.

Det er ulike regler, rutiner for verktøy for dette i de ulike idretten:

*Felles rutiner for utbetaling av dommerpenger:

Dommerregninger som skal utbetales direkte til dommeren eller refunderes til lagleder skal sendes til daglig leder:

• Sendes som vedlegg på epost - Scann eller bilde holder, du må oppgi navn, kontonr og idrett/lag.
• Legges i daglig leders hylle på møterommet i Bjølsenhallen, du må oppgi navn, kontonr og idrett/ lag.
• Sendes til daglig leder på epost via scanneren på møterommet i Bjølsenhallen, du må oppgi navn, kontonr og idrett/ lag.

PS!
Sagene IF hverken utbetaler eller refunderer dommerregninger som ikke er ordentlig utfylt, det betyr at du må sjekke at alle felter er fylt ut og at det går an å lese hva som står.

Dispensasjoner og protester

Dispensasjoner og protester handler om den enkelte idretts reglementer. Dette er det forbundene i de ulike idrettene som bestemmer over, og det er derfor forskjellige regler, rutiner og gebyrer for dette i de ulike forbundene. Det er kun arbeidsutvalget i den enkelte idrett som kan bestemmer om det skal sendes dispensasjonssøknader og protester, og det er avdelingsleder som skal signere og sende disse til forbund/ krets. Ta derfor kontakt med ditt arbeidsutvalg om du mener det er behov for disp/ protest.

Overganger

En utøver som bytter klubb må melde overgang, det gjelder for utøvere i alle aldre i alle idretter.

En overgang foregår slik (enten digitalt eller på papir):

1. Utøveren (og foresatte hvis under 18 år) og ny klubb fyller ut og signerer et overgangskjema.
2. Skjemaet sendes til gammel klubb for godkjenning.
3. • Hvis utøveren ikke har noe utstående hos gammel klubb, så godkjenner de overgangen.
   • Hvis utøveren har utestående (fakturaer, lånt utstyr), så gir de beskjed om det og godkjenner ikke før dette er oppgjort.
4. Ny klubb sender ferdig utfylt og godkjent overgangskjema og kvittering på betalt overgangsgebyr til forbundet.
5. Forbundet behandler overgangen og gir beskjed når utøveren er klar for ny klubb.

• Hvis utøveren ikke har noe utstående hos gammel klubb, så godkjenner de overgangen.
• Hvis utøveren har utestående (fakturaer, lånt utstyr), så gir de beskjed om det og godkjenner ikke før dette er oppgjort.

Det er utøverens nye klubb som har ansvaret for at utfylt overgangskjema sendes til krets/ forbund. Det betyr at du må spørre alle nye utøvere som dukker opp på trening om de har trent i en annen klubb tidligere. Hvis svaret på det spørsmålet er ja, så må vi ordne og sende overgangskjema. Det er kun de som har fullmakt (fra forbundet) som kan signere på overganger. I Sagene IF må utøveren selv betale overgangsgebyret (om arbeidsutvalget ikke har bestemt noe annet), det faktureres fra klubben og må betales før overgangen kan sendes.

Alle forbund/ idretter har ulike regler, rutiner og verktøy for overganger:

Publisering på nett

Sagene IF har følgende offisielle kanaler på nett:

• Sageneif.no - Oppslagstavle med fast info - det som publiseres skal være riktig og oppdatert
• Åpen Facebookside - Eksterne nyheter og markedsføring - det som publiseres skal spres til mange
• Lukket Facebookgruppe - Intern info og beskjeder til medlemmer - det som publiseres skal nå medlemmene
• Instagram - Eksterne bilder og video - det som publiseres skal vise fram aktiviteten i klubben til medlemmer og andre

Det er daglig leder som er redaktør for alle disse.

Ønsker du at vi skal publisere noe i en av disse kanalene?

Vi tar gjerne imot artikler, info, referater, bilder og video fra aktiviteten, det kan sendes til daglig leder.

Våre avdelinger anbefales også å ha tilsvarende kanaler for sin egen aktivitet.
Det er informasjonsansvarlig i den enkelte avdeling som er redaktør for disse og styrer publiseringen.

Husk at det er strenge regler for publisering av bilder/ video av barn, du kan lese dem her.