HMS
Mål
Sagene IF har følgende mål for sitt HMS- arbeid:
- Forhindre skader og sykdom
- Sørge for et godt arbeidsmiljø
- Ivareta myndighetenes krav
Organisering
Sagene IFs organisering er beskrevet her.
Roller og ansvar i HMS- arbeidet:
Styret - Ansvar for at Sagene IF har et fungerende HMS- system i tråd med loven:
- Holde seg informert om klubbens HMS- arbeid
- Påse at klubben overholder sine plikter som arbeidsgiver
- Sørge for en årlig evaluering av HMS- systemet
Daglig leder - Ansvar for å lede HMS- arbeidet:
- Kjenne til hvilke krav som gjelder for Sagene IF i HMS- arbeidet
- Påse at Sagene IF gjennomfører, oppdaterer og evaluerer rutiner i HMS-arbeidet slik at problemer oppdates og rettes.
- Gjennomføre årlig risikoanalyse og utarbeidelse av handlingsplan for hele virksomheten
- Registrere skader, sykdom, hendelser og håndtere avviksmeldinger
- Kalle alle fast ansatte til møter minimum hvert halvår der avviksmeldinger og handlingsplan gjennomgås
- Sørge for nødvendig HMS- opplæring
- Arbeidsgiveransvar for øvrige ansatte (kontrakter, lønn/vilkår, arbeidstid, opplæring, informasjon, arbeidsmiljø, sykemeldinger)
- Rapportere til styret
- Kontakt med kommunen om avvik de skal håndtere
Øvrige ansatte - Ansvar for å følge rutinene i HMS- arbeidet.
- Sette seg inn i og delta i klubbens HMS- abeid og rutiner
- Oppdatere hanslingsplanen for eget ansvarsområde
- Melde inn avvik i HMS- systemet
- Informere ansatte en har oppfølgingsansvar for om HMS- rutiner og avviksrapportering.
Opplæring
Det er et krav i loven at øverste leder og de i virksomheten som leder/ kontrollerer andre skal ha grunnleggende HMS- opplæring.
I Sagene IF har følgende personer HMS- kurs:
- Styreleder - Einar Eriksen
- Daglig leder - Vibeke Thiblin
- Driftsleder - Kurt- Jarle Niltveit
Hvilke krav gjelder for Sagene IF?
Hvilke konkrete krav som gjelder for Sagene IF finner du ved å søke på vårt organisasjonsnummer (985413320) på www.regelhjelp.no
Det er krav til oss på følgende områder:
- Internkontrollsystem - Systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverkskrav.
- Arbeidsmiljø - Organisering av arbeidet, arbeidsutstyr, unge arbeidstakere
- Brann- og eksplosjonsvern - Brannvern
- El- sikkerhet - Bruk av elektrisk utstyr, tilkobling og plassering av elektrisk utstyr.
- Forbrukertjenester - Meldeplikt og aktsomhetsplikt
- Forurensning - Avfallshåndtering, Helse- og miljøfare; kjemikalier og produkter, Utslipp, støy
- Miljø og helse - Helse, hygiene og sikkerhet i dusjanlegg, drifte på en helsemessig forsvarlig måte
- Produkter - Informasjonsplikt, aktsomhetsplikt, meldeplikt.
Risikoanalyse og handlingsplan
Risikoanalysen er et verktøy vi bruker for å vurdere hva som kan gå galt, hvor sannsynlig og alvorlige de er og hva konsekvensene vil være. Vi gjennomfører en risikoanalyse for hele virksomheten en gang pr år. På bakgrunn av analysen lager vi en handlingsplan som sier hvilke tiltak vi skal prioritere å gjøre, hvem som har ansvar for dette og til hvilken frist. Både risikoanalysen og handlingsplanen utarbeides i et felles årlig møte for hele administrasjonen. Handlingsplanen brukes som et arbeidsverktøy for oppfølging av avvik året rundt.
Du finner risikoanalysen, handlingsplanen og avvikrapporteringen her:
Internkontroll system
Internkontrollsystemet skal sørge for at problemer oppdages og løses før noe skjer.
Sagene IFs internkontrollsystem:
- Sagene IF som arbeidsgiver - Oversikt
- Informasjon om sikkerhetsrutiner er synlig på anleggene, publisert på sageneif.no, med i alle utleieavtaler og en fast del av vårt årshjul:
- Det er utarbeidet arbeidsinstrukser og sjekklister for våre frivillige vakter i våre anlegg, og disse oppdateres årlig. Vaktene gjennomfører de faste oppgavene i sjekklistene og melder fra om avvik i en sjekkliste etter endt vakt hver dag.
- Driftsavdelingen gjennomfører ukentlige kontrollrunder med faste sjekkpunkter på alle våre anlegg:
- Gjennomgang av sjekklistene innlevert av frivillige vakter.
- Rette opp feil/ mangler/ avvik som kan rettes med en gang.
- Melde feil/ mangler/ avvik vi ikke kan rette selv til kommunen.
- Det gjennomføres to dugnader pr år i alle våre anlegg, der fokus er enkelt vedlikehold og å rette opp feil og mangler. Driftsleder utarbeider to- do liste til alle dugnadene med utgangspunkt i handlingsplanen.
- Oppgaver som løses av Oslo kommune og/ eller driftsselskap for eier:
- Alt vedlikehold klubben ikke klarer selv.
- Serviceavtaler for sjekk av elektrisk anlegg, brannalarm, brannvernutstyr og branndører/ skilt.
- Serviceavtaler for spyling av dusjanlegg for å hindre Legionalla- smitte og for å sjekk av ventilasjonsanlegget for feil og støv.
- Klubben har gjennomført tiltak for å sikre sine verdier:
- Securitas åpner og låser anleggene hver dag, håndterer våre kontanter og er tilgjengelige for våre frivillige vakter ved problemer.
- Vi har tegnet innboforsikring for alle våre anlegg og underslagsforsikring for alle som har tilgang til våre konti.
- Vi har system/ rutiner for oppbevaring og utlevering av nøkler.
- Vi har oversikt over alle våre avtaler og eiendeler og i House of Control.
- Det er førstehjelpsutstyr og hjertestartere på alle anleggene, alle ansatte og frivillige får tilbud om årlig førstehjelpskurs.
- Klubben gjennomfører en rekke tiltak for å sikre at vår aktivitet foregår innenfor våre lover, regler og verdigrunnlag:
- Det er vedtatt en rekke retningslinjer for klubbens aktivitet. Medlemmene informeres i alle fora i tråd med vårt årshjul og revideres av styret årlig.
- Alle våre ansatte og frivillige som har med barn/ungdom å gjøre har levert politiattest, vi har rutiner for å følge opp dette, i tråd med idrettsforbundets regler.
- Klubben har en egen kursplan for opplæring av medlemmer, ansatte og tillitsvalgte.
Avvikshåndtering
Avvikshåndteringen er en del av internkontrollsystemet Det skal gjøre det enkelt å melde inn problemer, sikre at problemene følges opp, og sørge for at de ikke skjer igjen:
- Avvik meldes til administrasjonen v/driftsleder på følgende måter:
- Ansatte - fyller ut og sender inn skjemaet under.
- Frivillige vakter i våre anlegg - fyller ut sjekklisten etter endt vakt.
- Medlemmer og publikum - melder fra til en av våre offisielle kontaktadresser (epost, telefon, Facebook).
- Daglig leder kaller inn administrasjonen til et felles møte hver 14. dag der alle avvik gjennomgås og legges inn i handlingsplanen (prioritet, ansvarlig, frist). Handlingsplanen fungerer som både innkalling og protokoll for møtene, samt oppfølgingsverktøy mellom møtene.
- Driftsleder melder inn avvik til kommunen som de skal håndtere i systemet ORRA en gang pr uke.
- Daglig leder avgir kort avviksrapport som fast sak på de månedlige møtene i styrets arbeidsutvalg.